Meetings sind Gift

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Drei Bücher,
gestapelt.Lesetipps …

Kennt Ihr das Buch Rework? Darin gibt es einen interessanten Text mit der Überschrift: Meetings Are Toxic – Meetings sind Gift.

Ich habe das Buch vor vier Jahren gelesen. Und seither wollte ich darüber geschrieben haben – über Sitzungen im Allgemeinen und im Besonderen: ob es nun Ratssitzungen, Vereinssitzungen, Sitzungen von Arbeitskreisen, Jours fixes oder, oder, oder sind. Obwohl ich mich gern engagiere, aber wenn es eben geht, versuche ich Sitzungen, Besprechungen und dergleichen aus dem Weg zu gehen. Das hat mehrere Gründe.

Es ist schon alles gesagt, nur noch nicht von allen. — Karl Valentin

Es sind die Wiederholungen, die in den Sitzungen oft entfachenden Fegerfeuer der Eitelkeiten, die Diskussionen um Nebenschauplätze, die mitunter geringe Effizienz und so weiter – die mich an diesen Sitzungen nerven.

Die Artikel von Andreas Edler (Dialog mit dem Bürger) und Ulrich Klose (Kommunalpolitik und Bürgerschaft: Es ist kompliziert) haben mich dazu bewogen, mich nochmal mit dem Thema Sitzungen, mit dem Hauptaugenmerk auf kommunalpolitische Sitzungen, zu beschäftigen.

Bürgerinnen und Bürger schimpfen oft, und wie es scheint gern über die Politiker, die Verwaltung oder die Stadt. Politiker wiederum meckern oft und gern über die Verwaltung. Und die Verwaltung – die Verwaltung versucht meistens die Contenance zu bewahren. Weil, die Verwaltung steht am Ende der Kette (siehe dazu …).

Die These: Wir brauchen Sitzungen, um

  1. Themen anzustoßen und Informationen dazu zu bekommen,
  2. darüber zu diskutieren und
  3. darüber zu entscheiden!

Wirklich? Brauchen wir so viele Sitzungen und Besprechungen? Und müssen die so lange dauern? In der heutigen Zeit? Bei all der Technik die wir haben, und die wir dafür nutzen können es anders zu machen?

Es wird viel darüber geredet und geschrieben, Bürgerinnen und Bürger besser in die Kommunalpolitik einzubinden. Und die Lösung? Wir machen einfach Bürgersprechstunden vor oder nach den Sitzungen. Das ist nicht von mir, diesen Lösungsvorschlag habe ich neulich irgendwo gelesen.

Was ist mit den Menschen, die zwar sehr daran interessiert sind mitzuwirken, aber nicht an solchen Terminen teilnehmen können? Menschen, die sich um Angehörige kümmern müssen, Menschen die aus beruflichen Gründen unterwegs sind, und, und, und. Ich weiß, ich habe schon oft darüber geschrieben:

Können wir auf das Wissen von Bürgern verzichten, die beispielsweise aus beruflichen Gründen an den „von oben aufgedrückten“ Terminen nicht teilnehmen können? Können wir auf das Know-how von Menschen verzichten, die einen Termin nicht wahrnehmen können, weil ihnen etwas dazwischen gekommen ist? Dürfen wir in der heutigen Zeit so vermessen sein und sagen: „Nur wenn du zu uns [zur Sitzung] kommst, werden wir dich informieren“, oder: „Schau in die Zeitung. Die wird schon darüber berichten – irgendwie“, oder: „Was können wir dafür, wenn du die Zeitung nicht abonnierst?“

— soheit.de: Wie sollten wir es angehen?, 6.2.2011

An dieser Stelle daher noch mal meine Frage, die ich hier schon unzählige Male gestellt habe: Warum immer erst in, oder schlimmer noch, nach einer Sitzung informieren?

— soheit.de: Warum ich gegen den Kauf von Tablets für die Ratsarbeit bin

Ja, warum? Warum wird das noch so altbacken gemacht? Warum stellt man solche Dinge nicht vorab ins Netz: Hier, wir haben da was, denkt mal alle darüber nach. Die Brücke ist nicht mehr sicher genug, die muss saniert werden. Das kostet XYZ. Der Wetterschutz von vielen Bushaltestellen ist abgängig, was haltet ihr von diesen Lösungen?

Es gibt in dem Zusammenhang noch einen Aspekt, den ich für sehr relevant halte:

Gruppen schnitten durchweg schlechter ab. Die Probanden, die alleine überlegt hatten, präsentierten bis zu 40 Prozent mehr Ideen. Doch nicht nur die Quantität war dabei höher, sondern auch die Qualität. […]

Besonders für introvertierte Mitarbeiter kann die geforderte Spontanität beim Brainstorming belastend sein. Sie halten sich eher zurück, die Ideenverkündung liegt dann meist bei den Extrovertierten.

— ze.tt: Warum Brainstorming nicht kreativer macht

Also: Erst mal alleine über die Dinge nachdenken.

Wie viel Zeit geht in Sitzungen verloren, weil zunächst informiert und dann erst diskutiert wird? Das ist auch so ein Punkt, der mich an Sitzungen stört. Hättest du uns die Infos vorher gegeben, hätten wir das schon durchlesen und uns darüber Gedanken machen können – und wir hätten sofort in die Diskussion einsteigen können, oder vielleicht sogar gleich entscheiden können.

Nebenbei: Wenn vorab informiert und Zeit dafür eingeräumt wird, dazu Ideen via Internet einzubringen, kann sich auch niemand mehr damit entschuldigen, dass er von dem Thema nichts wusste, oder dass er keine Zeit hatte, an der Sitzung teilzunehmen.

Vielleicht werden mir jetzt einige entgegenhalten, dass wir ja zur Zeit „bestens“ erleben können, wie Diskussionen im Netz geführt werden. Das Problem ist wirklich eines. Aber anders als bei Sitzungen, zu denen ich bereits hingegangen bin, kann ich mich hier sehr schnell solchen Ausführungen entziehen: Das muss ich nicht lesen, aber in einer Sitzung muss ich mir das anhören und verplempere meine Zeit.

They often contain at least one moron that inevitably gets his turn to waste everyone’s time with nonsense

— gettingreal.37signals.com: Meetings Are Toxic

»Bürger lesen nicht im Netz! Die Bürger lesen nur Zeitung!«, schleuderte mir unlängst wieder jemand entgegen. »Self-fulfilling prophecy«, antwortet ich nur. Wenn es hier, bei soheit.de, nichts zu lesen gibt, schaut hier auch keiner rein um zu lesen. So einfach ist das. Vielleicht meinte er ja auch: »Die Bürgerinnen und Bürger glauben nur der Zeitung.« Ich halte die Bürgerinnen und Bürger für wesentlich intelligenter.

Stichwort Umweltbelastung: Je mehr Sitzungen veranstaltet werden, je mehr Leute dorthin kommen sollen, desto größer der Pendelverkehr. Wenn eine Stadt sich anschickt Fairtrade-Town zu werden, sollte sie vielleicht auch über diesen Aspekt nachdenken. Denn auch solche Dinge berühren den Kern des Fairtrade-Gedankens.

By the way: Habt Ihr Euch auch schon mal gefragt: War diese oder jene Sitzung wirklich notwendig? War sie der Sache, war sie der Stadt dienlich? Oder diente die Sitzung einigen vielmehr dazu, sich zu inszenieren? Bürgerinnen und Bürger haben ein Gespür dafür solche Beweggründe zu erkennen, und längst nicht alle werden das gutheißen.

Es gibt noch zwei Punkte, auf die ich hier aber nicht weiter eingehe. Der erste Punkt: Sitzungen verursachen Kosten (Sitzungsgeld, Aufwandsentschädigung, Fahrkosten und so weiter). Ich glaube, über diesen Punkt an dieser Stelle zu diskutieren, führt zu schnell vom eigentlichen Thema weg. Gleiches betrifft den zweiten Punkt: Informieren, Partizipation via Internet? Wie genau soll das gehen?

Auch wenn ich mein Augenmerk auf die Kommunalpolitik gelegt habe, aber viele der angesprochenen Dinge sehe ich ebenso bei der Vereinspolitik. Seit Jahren vermeide ich es zum Beispiel, an Jahreshauptversammlungen teilzunehmen. Könnt ihr die Tätigkeits- und Kassenberichte nicht einfach ins Netz stellen? Ich lese sie mir dann durch wenn ich Zeit habe, und wir treffen uns, um sofort zum gemütlichen Teil „überzugehen“.

Gleichwohl:

Ich habe großen Respekt vor Menschen die ständig in solchen Sitzungen zugegen sein müssen. Ich habe auch großen Respekt vor der Arbeit von Ratsmitgliedern.


Zunächst einmal bin ich tatsächlich auch ein Bürger von Bad Oeynhausen. Einer der sein ganzes Leben hier verbracht hat und dem das auch ziemlich gut gefallen hat.

— Andreas Edler: Dialog mit dem Bürger

Mit diesen Sätzen leitet Andreas seinen Artikel zu dem Thema ein. Eine schöne Einleitung. Ich denke, sie funktioniert auch als Epilog:

Zunächst einmal bin ich tatsächlich auch ein Bürger von Lügde. Einer der sein ganzes Leben hier verbracht hat und dem das hier auch ziemlich gut gefällt.

Doch im Gegensatz zu Andreas bin ich kein Ratsmitglied. Das darf ich aus rechtlichen Gründen nicht sein. Denn ich bin Sachverarbeiter in der Stadtverwaltung Lügde.