Word ist nicht die World

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Der Kopf eines
PferdesDu schon wieder!

Microsoft Word ist ein mächtiges Textverarbeitungsprogramm. Es ist ein tolles Werkzeug für die „Erstellung und Bearbeitung von schriftlichen Texten“. Dennoch ist Word nicht die Lösung für jeden „schriftlichen Text“. Und das versuche ich hier zu erklären. Außerdem oute ich mich als Texteditor-Fan, und stimme ein Loblied auf schlanke txt-Dateien als Alternaive zu docx-Dateien an.


Oft begegnen mir E-Mails mit einem Word-Dokument als Anlage. Wenn die Anlage dann so einen sinnigen Namen wie: „Dokument1.docx (16 KB)“ trägt, deutet das darauf hin, dass der Absender einen Text mit Word erfasst, und mir diesen direkt aus Word „Per E-Mail senden als Anlage“ übermittelt hat. Nach meiner Beobachtung enthalten die allermeisten dieser Word-Dokumente kaum Text. Zwei Absätze sind dann schon viel.

Macht das Sinn, vier, fünf, sechs kurze Sätze via Word zu erfassen, nur um sie per E-Mail zu versenden? Ich denke nicht. Dafür hätte das Textfeld in der E-Mail allemal ausgereicht. Word erzeugt ziemlich große Dateien, selbst bei wenig Text. Das ist so, als würde ich um eine Praline zu übermitteln diese auf einen Tieflader legen und den Tieflader mitsamt Praline per Post versenden. Wobei die Praline der Text und der Tieflader das Word-Dokument ist.

Ein anderes Beispiel: Häufig bekomme ich Word-Dokumente zugeschickt, um deren Inhalt auf luegde.de unterzubringen. Auch das lässt sich besser bewerkstelligen. Dazu muss ich ein bisschen ausholen und auch kurz umschreiben, wie so ein Tieflader Word-Dokument aussieht.

So ein Word-Dokument ist ja nicht Papier, es ist digital. Hinter dem Text den Ihr mit Word von Microsoft lesen könnt, steckt Code – also so ein wild aussehendes Programmierzeugs. Jetzt könnte man meinen, je länger der Text, desto länger ist dieser Code. Das stimmt meistens nicht. Denn der einfache, schlichte Text nimmt nicht viel Platz in Anspruch. Es sind die Formatierungen die in dem Text verwendet wurden, die so einen Code sehr schnell aufblähen können.

Von Eisbergen und einer andern Welt

Wenn man nun hergeht und kopiert eine Passage aus dem digitalen Word-Dokument, kopiert man automatisch auch Code – jede Menge Programmierzeugs halt, das man nicht sieht, das aber nötig ist, um überhaupt etwas zu sehen. Soll heißen: Wie bei einem Eisberg befindet sich der größte, entscheidende Teil Eures Word-Dokumentes unter Wasser, ist also nicht sichtbar.

Jetzt fügt Ihr diese digitale Text-Passage mit dem Wust an Progammierzeugs im Hintergrund in ein anderes Programm ein, beispielsweise in eine Excel-Tabelle. Was passiert? Gut, Excel gehört zum Office-Paket und ist wie das Word-Programm auch von Microsoft – daher sind die Folgen nicht so dramatisch. Es wird aber vermutlich so sein, dass einige Eurer liebevoll mit Word geschraubten Formatierungen irgendwie blöd dargestellt werden. Schließlich ist Excel nicht für die Textverarbeitung konzipiert. Das heißt, die Programmierung im Hintergrund ist nicht dieselbe.

Word ist nicht die World

Was ich damit sagen will ist: Microsoft Word ist nicht die World. Keine Software muss sich Word unterwerfen. Auch nicht, weil viele Menschen Word nutzen. Word ist nicht das Werkzeug, das Programm was alle anderen digitalen Werkzeuge, Programme verstehen, interpretieren, umsetzen können müssen. Einige wenige Programme können das, doch das ist großer Service von deren Programmierern. Wir dürfen das aber nicht erwarten. Also: Word ist nicht die World!

Das Internet ist das schon eher. Und dem Internet interessiert der Code von Word wenig. Es hat seine eigenen Auszeichnungssprachen.

Keine gesunde Mischung

Luegde.de basiert auf einer eigenen Software, einer Software zum Erstellen von Internetseiten (CMS). Das hat mit Word nichts zu tun. Daher verschluckt sich das CMS regelmäßig, wenn man mal eben wie oben beschrieben mit copy and paste Texte aus Word dort hineinfügen möchte. Heraus kommt dabei eine Seite mit völlig schrägen Formatierungen. Besonders dann, wenn der aus Word stammende Text sehr viele verschiedene Formatierungen enthält, und bereits bei der Arbeit mit Word die Werkzeuge nicht korrekt verwendet wurden. Dieses Chaos zu entflechten ist mitunter ziemlich zeitaufwendig.

Mit Formatierungen meine ich übrigens verschiedene Schriftgrößen, viele verschachtelte Listen, Tabellen und so weiter.

Worum geht es auf einer Website?

Auf luegde.de geht es primär um das Informieren – und nicht um das Formatieren. Um gut zu informieren, reicht schon der einfache, schlichte Text. Ein paar Absätze rein, und gut ist. Denn der Informationsgehalt eines Textes steigt nicht mit seiner Formatierung.

Für Blinde schreiben

Stellt Euch einfach vor, Ihr lest einem Blinden Euren Text vor. Die vielen Formatierungen kann er nicht sehen. Auch bei einer Ausgabe als Sprache fallen viele Formatierungen des Fließtextes unter den Tisch. „Aber die vielen anderen Menschen, die können mit den Formatierungen etwas anfangen!“, werdet Ihr einwenden. Aber mal ehrlich:

Wie viel Formatierung braucht der Mensch Text?

Verschwenden wir uns nicht viel zu oft an der Formatierung? Wäre es nicht viel sinnvoller, die viele Zeit für das Formatieren eines Textes zum Formulieren desselben zu nutzen – so, dass der Text ansprechender, verständlicher ist, möglichst nicht bürokratisch klingt? Ich gebe zu, das Spielen mit den Formatierungs-Werkzeugen macht Spaß. Aber effektiver, bürgerfreundlicher ist es, an dem Textinhalt zu feilen.

Wenn nicht Word, was dann?

Ein schlanker Texteditor reicht. Wenn Ihr nach dem Klicken des „Windows-Start-Knopfes“ auf Eurem Desktop in der Suche „Editor“ eingebt, müsste Euch der Standard-Editor zur Auswahl angezeigt werden. Auch der bei allen installierte Texteditor Notepad++ ist für solche Dinge bestens geeignet.

Weg mit dem Eisberg unter Wasser!

Speichert den Text einfach als txt-Dokument ab. Achtet beim Speichern darauf, dem Dokument die Codierung UTF-8 mit auf den Weg zu geben. Auf diese Weise verkleinert ihr den „Eisberg unter der Wasseroberfläche“ auf ein Minimum. Denn eine solche Textdatei ist tatsächlich wesentlich kleiner als ein docx-Dokument mit demselben Text, und sie verursacht wesentlich weniger Durcheinander, wenn man sie via copy and paste in ein anderes Programm, wie das CMS von luegde.de, einfügt.

Okay, auch ein Word-Dokument lässt sich als txt-Dokument abspeichern. Und natürlich kann ich mit Word ein txt-Dokument erzeugen. Davon rate ich aber ab. Denn Word gaukelt weiterhin Word, also docx und nicht txt vor. Zumal auch die Formatierungs-Werkzeuge von Word nach wie vor zur Verfügung stehen. Und viele Werkzeuge verleiten dazu, sie auch zu nutzen.

Eine Sache der Gewohnheit

Wenn ich Texte schreibe, verwende ich dafür zu 97,3 Prozent einen einfachen Texteditor. Das bietet mir zwei Vorteile:

Eine txt-Datei ist wesentlich vielseitiger einsetzbar als eine docx-Datei. Es gibt viel mehr Programme die txt-Dateien öffnen und bearbeiten können. Aber wenn ich unbedingt will, kann ich ruckzuck auch ein Word-Dokument daraus erstellen und dieses mit beliebig vielen Formatierungen versehen. Txt-Dateien wandern bei mir wie raw-Dateien in ein separates Rohdaten-Lager.

Der zweite Vorteil ist aber der für mich entscheidende: Ein schlanker Texteditor lässt mich auf das konzentrieren, auf das es beim Schreiben ankommt – auf den Text, auf den Inhalt.


PS: Dieser Text ist mit winzigen Abweichungen zuerst in unserem Rathaus-Wiki erschienen.

PPS: Ähnlichkeiten mit hiesigen Artikeln wie diesen oder jenen, sind natürlich nicht rein zufällig.