Empathie für den E-Mail-Empfänger

  • Von
  • ·
  • Geschätzte Lesezeit 2 Minuten

Der Kopf eines
Quietscheentchens.

Ständig höre ich, wie sich Mitmenschen darüber beschweren, dass sie von E-Mails geradezu torpediert werden, dass sie nicht mehr durchsteigen durch die Informationsflut und so weiter.

Heute schickte mir eine nette Dame zirka zehn E-Mails zu, die jeweils eine Anlage, also ein Word-Dokument, enthielten. Aus den Betreff-Zeilen konnte ich nicht entnehmen, worin sich die E-Mails unterscheiden. In allen Betreff-Zeilen war „Dokument1“ zu lesen.

Die E-Mails enthielten keinen Text, nur den Hinweis, dass sie eine Anlage mitführen. Die Anlage trug bei allen E-Mails den fast gleichen Namen: „Dokument1.doc(20KB)“. Aber: Alle Anlagen hatten, wie ich beim Öffnen der Dokumente feststellte, einen anderen Inhalt.

Solche E-Mails verwirren tatsächlich.

Auch bei der E-Mail-Korrespondenz gibt es Höflichkeits-Regeln, die, wenn man sie denn einhält, sehr hilfreich sind, und ganz nebenbei beruhigend wirken.

###### Die Betreff-Zeile einer E-Mail ist ein gar nützlich Ding.

Es muss kein Roman in die Betreff-Zeile gepackt werden, Stichworte zum Inhalt der E-Mail reichen schon aus. Manchmal empfiehlt es sich, die Stichworte in eine Reihenfolge zu setzen, die dem Detail eines Inhaltsverzeichnisses gleicht – also: Titel, Kapitel, Überschrift, Absatz. Wichtig ist, sich in die Lage des Empfängers zu versetzen. Er sollte mit einem Blick auf die Betreff-Zeile erkennen können, was die E-Mail zum Inhalt hat.

###### E-Mail Anlagen

Ich erlebe es dauernd, dass für drei, vier Sätze ein Word-Dokument erzeugt wird. Ohne es zuvor mit einem nachvollziehbaren Namen zu speichern wird das Dokument anschließend als Anlage einer E-Mail versandt. Was dann passiert, habe ich oben beschrieben.

Nach meinen Beobachtungen hätte es in 99 Prozent der Fälle gereicht, die Sätze einfach in die E-Mail zu packen. Wenn es aber ein gesondertes Dokument, also eine Anlage zur E-Mail sein muss, dann sollte es auch möglichst eingängig benannt werden. Entscheidend ist auch hier: Der Empfänger sollte an Hand des Namens erkennen können, welchen Inhalt das Dokument hat.

Fazit:

Wenn wir alle ein bisschen mehr Empathie für den E-Mail-Empfänger entwickeln, steigen wir auch durch die E-Mail-Flut besser durch.