Welche Aufgaben hat ein Veranstaltungskalender?

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Eine Grafik mit den Worten - wer was wann wo
wie

Auch das Web-Angebot luegde.de enthält einen Veranstaltungskalender. Weil es in Lügde rund um das Thema Veranstaltungskalender immer mal wieder zu Diskussionen kommt, hier ein kleiner Beitrag dazu.

Der gedruckte Veranstaltungskalender:

Wenn ich das richtig in Erinnerung habe, dienten die Veranstaltungs-Kalender in Lügde früher primär der Planung von Veranstaltungen. Das heißt, an Hand der Übersicht konnten die Veranstalter (meistens die Vereine) prüfen, ob bestimmte Termine noch frei sind, oder ob es zu Terminüberschneidungen kommen wird.

#### Praktisch lief das so ab

Gegen Ende des Jahres schickten uns die die Vereine, meistens über die Ortsbürgermeister, eine Übersicht der von ihnen im folgendem Jahr geplanten Veranstaltungen. Daraufhin wurden alle Termine in eine Veranstaltungs-Übersicht zusammengefügt. Die Übersicht wurde vervielfältigt und “rückwärts” wieder verteilt.

Später wurde die Übersicht auch an Besucher, die sich über Veranstaltungen in Lügde informieren wollten, ausgegeben.

#### Nachteile

Wie das bei Druck-Werken so ist, gab es ein “Einsende-Schluss”. Veranstaltungs-Termine, die bis dahin nicht vorlagen, waren leider nicht in der gedruckten Veranstaltungs-Übersicht enthalten.

Da ein gedruckter Veranstaltungs-Kalender maximal so aktuell wie das Druck-Datum ist, sind spätere Termin-Änderungen ebenfalls nicht darin zu finden.

Diese gedruckten Veranstaltungs-Kalender waren meines Erachtens aber nur für Lügder einigermaßen aussagekräftig. Es fehlten zum Beispiel die Kontakt-Daten vom Veranstalter (Ansprechpartner, Anschrift, Telefon-Nummer und so weiter) und - noch wichtiger - genauere Angaben zum Veranstaltungs-Ort (Anschrift, Ansprechpartner vor Ort, Telefon…).

Der Veranstaltungskalender von luegde.de

#### Aufbau und Filter

Die erste Version des Veranstaltungskalenders ist in einer Gemeinschaftsarbeit entstanden. Über solche gemeinsamen Aktionen werde ich später noch bloggen.

Auch der Veranstaltungskalender hat anfangs noch eine txt-Datei ausgelesen. Später habe ich stattdessen eine MySQL-Datenbank angehängt (siehe auch Beitrag: Sie lebt). Dadurch konnte ich mehr Filter-Möglichkeiten einbauen. Zur Zeit können alle Veranstaltungen

  • eines bestimmten Monats,
  • einer bestimmen Kategorie (Kultur, Musik, Sport, Soziales…),
  • eines bestimmten Ortsteils (Lügde hat neun Ortsteile),
  • eines bestimmten Veranstalters ausgewählt und ausgegeben werden.
  • Auf der Eingangsseite zum Veranstaltungskalender werden alle Veranstaltungstermine der nächsten 8 Tage und
  • auf der Startseite die wichtigen Veranstaltungen der nächsten 4 Tage angezeigt.

Da meistens die Vereine auch die Veranstalter sind, habe ich irgendwann die Datenbank mit den Kontakt-Daten der Vereine (zirka 160 Datensätze) mit der Datenbank des Veranstaltungs-Kalenders verknüpft. Das ersparte es mir, Informationen, die sowieso vorhanden waren, erneut einzugeben.

Weil sich auch die Veranstaltungs-Orte wiederholen, habe ich alle wichtigen Veranstaltungsorte (zirka 120 Datensätze) mit

  • Anschrift,
  • Ansprechpartner vor Ort,
  • Telefon-Nummer,
  • E-Mail-Adresse,
  • Web-Site
  • und so weiter

in die Datenbank eingepflegt.

Ich denke, durch diese beiden Maßnahmen wurde der Veranstaltungskalender für alle Leser aussagekräftiger.

Mit einem integriertem Formular können jederzeit Veranstaltungs-Termine an die Stadt Lügde gemeldet werden.

Selbstverständlich lassen sich neben den Standard-Angaben auch Detail-Informationen oder Bilder zu den jeweiligen Veranstaltungen eintragen, einbinden.

Aus Sicherheitsgründen habe ich bislang keine Möglichkeit geschaffen, dass die mit dem Formular übersandten Veranstaltungs-Daten direkt in die Datenbank eingetragen werden können. Mir sind einfach zu viel böse Buben im Netz unterwegs.

Jeder Veranstaltung kann auch eine Priorität zugeordnet werden:

  • 1 = Überregional
  • 2 = Regional
  • 3 = Lokal

Über diesen Filter werden einige Veranstaltungen auch auf der Startseite angezeigt. Angezeigt werden nur Termine mit der Priorität 1 oder 2.

Ja, die im Hintergrund dieser Veranstaltungs-Datenbank arbeitende Technik ist nicht mehr aktuell; das lässt sich heute viel besser lösen.

#### Kein Einsendeschluss

Gleichwohl - die Datenbank funktioniert noch. Die Veranstaltungs-Termine lassen sich jederzeit eintragen oder ändern. Das eingebaute Formular wird allerdings nicht häufig genutzt. Die meisten Termine bekommen wir in gedruckter Form, wie bislang gegen Ende eines Jahres oder am Anfang des neuen Jahres, mitgeteilt.

Einige Veranstalter schicken mir ihre Termine auch per E-Mail. Bekomme ich die Termine in einem entsprechend unterteilten Tabellen-Dokument, kann ich die Termine auch einfach in die Datenbank einlesen lassen. Ansonsten tippere ich die Termine eben ein.

Bislang habe ich alle gemeldeten Veranstaltung eingetragen; auch die vom “wöchentlichen Treff des Häkel-Clubs im Ortsteil XYZ”. Warum? Ich meine, dass solche Veranstaltungen zeigen, wie viel Leben in den Ortsteilen vorhanden ist; es zeigt, dass dort viel Gemeinschaftssinn gepflegt wird.

#### Fragen

Das führt uns schon zu den Fragen zum Sinn und Zweck eines Veranstaltungskalenders:

  • Welche Aufgaben hat ein Veranstaltungskalender?
  • An wen richtet er sich?
  • Ist es Aufgabe eines Veranstaltungskalenders Planungsinstrument zu sein?
  • Welche Veranstaltungen sollten in einem Veranstaltungskalender zu finden sein? Sollten auch vereinsinterne Veranstaltungen, wie zum Beispiel Jahreshauptversammlungen, darin aufgeführt werden?
  • Wer entscheidet im Zweifel, ob eine Veranstaltung eingetragen wird oder nicht?
  • Und - was sollte ein Veranstaltungs-Kalender können? Welche Funktionen, Filter und weitere Möglichkeiten sollte er haben?